CEO công ty tỷ USD viết thư tay cho 750 nhân viên mỗi tuần

Mỗi tuần viết thư cho hơn 700 nhân viên, thói quen nhỏ giúp tỷ phú Brad Keywell xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Thay vì dành tối tối Chủ nhật để đọc tài liệu về trí tuệ nhân tạo hay chuẩn bị cho tuần làm việc mới, Brad Keywell dành 1-3 giờ để viết một lá thư gửi nhân viên. Ông duy trì thói quen này suốt nhiều năm và coi đó là một trong những cách đơn giản nhưng hiệu quả để người lãnh đạo kết nối với đội ngũ.

“Thư Chủ nhật” bắt đầu từ một lời chào năm mới

Brad Keywell là nhà đồng sáng lập kiêm CEO của Uptake, công ty khởi nghiệp hoạt động trong lĩnh vực trí tuệ nhân tạo. Doanh nghiệp từng được định giá trên 1 tỷ USD sau một vòng gọi vốn, đưa Uptake vào nhóm startup được gọi là “kỳ lân”.

Trong một cuộc phỏng vấn với LinkedIn, Keywell chia sẻ về một thói quen ông duy trì vào mỗi tối Chủ nhật: viết thư cho nhân viên.

Ban đầu, “Thư Chủ nhật” chỉ là một lời chúc năm mới mà Keywell gửi tới đội ngũ vào năm 2016. Tuy nhiên, hoạt động này nhanh chóng trở thành một thói quen cố định. Từ đó, ông gần như không bỏ qua bất kỳ Chủ nhật nào, kể cả trong những kỳ nghỉ hay ngày lễ.

Những lá thư được gửi tới khoảng 750 nhân viên của Uptake và đôi khi được ông chia sẻ với các thành viên trong gia đình.

Điều đáng chú ý là Keywell không coi đây đơn thuần là một email cập nhật công việc. Ông dành rất nhiều thời gian để suy nghĩ về nội dung trước khi viết.

Mỗi lá thư mất từ 1-3 giờ để hoàn thành

Keywell cho biết ông thường dành từ một đến ba giờ vào ngày cuối tuần để viết thư. Những lá thư thường dài khoảng 700-1.000 từ, nhưng đôi khi có thể lên tới 1.500 từ.

Ý tưởng cho mỗi lá thư không nhất thiết phải xuất phát từ công việc. Trong suốt tuần, Keywell thường ghi nhớ những câu chuyện, nhận xét hoặc điều thú vị mà ông nghe được tại các cuộc gặp gỡ và hội nghị để sử dụng sau đó.

Nội dung có thể là một câu chuyện cá nhân, một bài thơ ông yêu thích, một suy nghĩ về cuộc sống hoặc một trải nghiệm khiến ông suy ngẫm.

Điểm quan trọng là dù nói về chủ đề nào, Keywell vẫn cố gắng kết nối nó với người đọc và với công ty.

Ông không đặt ra một khuôn mẫu cứng nhắc về độ dài, chủ đề hay hình thức. Một lá thư có thể dài hoặc ngắn, nghiêm túc hoặc mang tính cá nhân. Điều ông đặc biệt coi trọng là sự chân thành của người viết.

Theo Keywell, nếu muốn áp dụng cách làm này, các CEO không cần biến nó thành một quy trình phức tạp. Điều quan trọng nhất là chính người lãnh đạo phải viết bằng suy nghĩ và cảm xúc của mình.

Vì sao một lá thư lại có thể tạo ra sự khác biệt?

Trong môi trường doanh nghiệp, nhân viên thường chỉ nhìn thấy CEO thông qua các cuộc họp, email công việc, những bài phát biểu hoặc các quyết định quản lý. Những hình thức giao tiếp này chủ yếu tập trung vào công việc và mục tiêu của tổ chức.

Một lá thư cá nhân có thể tạo ra một không gian khác.

Thông qua những câu chuyện về cuộc sống, những điều ông đang suy nghĩ hoặc những tác phẩm mình yêu thích, Keywell cho phép nhân viên hiểu thêm về con người phía sau vị trí CEO.

Ông cho rằng một bức thư được viết với tâm huyết có khả năng tạo cảm giác gần gũi hơn nhiều so với một văn bản đánh máy thông thường. Nó cho nhân viên thấy rằng người lãnh đạo đã thực sự dành thời gian để suy nghĩ về điều mình muốn truyền đạt.

Đặc biệt, Keywell không quá quan tâm đến việc lá thư có hoàn hảo về câu chữ hay không. Với ông, giá trị của nó nằm ở tính cá nhân.

Một thông điệp được viết bởi chính CEO cho thấy người nhận đang được dành thời gian và sự chú ý, thay vì chỉ nhận thêm một thông báo công việc được gửi hàng loạt.

Viết thư cũng là cách CEO tự tạo kỷ luật cho mình

Thói quen này không chỉ mang lại lợi ích cho nhân viên.

Keywell xem việc viết thư hàng tuần như một hình thức tự kỷ luật đối với chính người lãnh đạo. Mỗi tuần, ông buộc bản thân phải dừng lại, suy nghĩ về những gì đã diễn ra và lựa chọn điều đáng để chia sẻ với đội ngũ.

Trong nhịp độ nhanh của một công ty công nghệ, việc dành vài giờ mỗi tuần để suy ngẫm có thể dễ dàng bị xem là không cấp thiết. Nhưng chính khoảng thời gian đó lại giúp người lãnh đạo bước ra khỏi những công việc vận hành hàng ngày và nhìn lại những điều quan trọng hơn.

Đó có thể là một bài học, một câu chuyện, một vấn đề trong văn hóa doanh nghiệp hoặc đơn giản là một điều khiến ông suy nghĩ trong tuần.

Vì vậy, “Thư Chủ nhật” không chỉ là phương thức giao tiếp với nhân viên mà còn trở thành một nghi thức giúp Keywell duy trì sự kết nối với đội ngũ và với chính mình.

Bài học cho những người lãnh đạo

Câu chuyện của Keywell cho thấy xây dựng văn hóa doanh nghiệp đôi khi không bắt đầu từ những chương trình lớn hay những chính sách phức tạp.

Một  CEO có thể dành hàng giờ để nghiên cứu chiến lược, công nghệ và thị trường, nhưng đôi khi một hành động rất nhỏ như viết một lá thư cũng có thể tạo ra sự kết nối đáng kể với nhân viên.

Điều quan trọng không nằm ở việc bức thư dài bao nhiêu hay được trình bày đẹp đến mức nào. Giá trị nằm ở việc người lãnh đạo có thực sự dành thời gian suy nghĩ và chia sẻ một phần con người của mình với đội ngũ hay không.

Với Keywell, việc viết thư hàng tuần đã trở thành một “món quà” mà ông dành cho nhân viên, cho công ty và đồng thời cho chính bản thân mình.

Trong một tổ chức có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn nhân viên, khoảng cách giữa lãnh đạo và người lao động rất dễ trở nên lớn hơn theo thời gian. Một thông điệp chân thành, được duy trì đều đặn, có thể là cách đơn giản để thu hẹp khoảng cách đó.